使用4D工作法规划每日工作

Jimmy Lee

生产力|Aug 13, 2022|Last edited: 2022-8-17|
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Aug 13, 2022
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4d-work
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你是否感觉每天面对突如其来的任务无所适从, 或者感觉每天不知道都做了些什么, 时间就过去了, 我这里推荐使用4D工作法.
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生产力
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Aug 17, 2022 11:26 PM
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概念

什么是4D工作法

对于我来说,4D工作法这个概念来源于《小强升职记》、《只管去做》的作者邹小强老师.分别是Delay it, Do it now, Don’t do it, Delegate it.
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Do it now: 就是需要立马去做的, 这在公司中对应着生产事故, 老板开会, 访客到访, 或者是那种两分钟内就能做完的事情, 那就直接归到这类, 完成再说.
Delay it: 指那种需要比较长时间的, 比较重要, 但是不是特别紧急, 可以安排时间做的事.
Delegate it: 指那种可以尽量授权别人做的事, 尤其是作为管理者, 尽量把自己已经会的东西, 教授给同事去做. 但是需要注意的事, 安排别人做的事情, 需要自己定一个提醒, 到期了去询问进度和成果.
Don’t do it: 一些无意义的会议, 无效的社交, 就不要去做了. 我觉得这类事情还真的需要好好思考, 不要什么事都想去做, 把自己的时间浪费掉.

什么是工作四项限

这是在学习到4D工作法之前就看到过的概念
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工作四象限这个概念的问题是,没有明确的action,我觉得不如4D工作法, 直接包含4个action, 通俗易懂.

实践

心理建设和仪式感

不管多忙, 需要养成每日规划计划的习惯, 否则不管是生活还是工作, 都像是随波逐流的浮萍, 飘到哪算哪.
从心理学的角度讲, 就像条件反射一样, 需要一些”触发器”提醒你的身体, 该开始做什么了, 将规划一天的工作, 做的像每天喝水一样, 自然就能做好. 因此, 可以在每天喝第一口水后, 开始规划今天的4D任务.

我的每日待办清单演进过程

  • v1-普通清单-使用notion的todo block
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      最初, 我使用的是notion的todo block, 非常简单, 但是实施了后发现, 基本上只能做流水账, 做了什么后记录一下, 虽然能记录开始结束时间, 是否完成, 任务类别, 使用了几个番茄钟, 但是, 当我想进行一些统计分析总结的时候, 发现存在以下需求无法实现.
      1. 我想知道每天完成多少个番茄钟,只能手工计算
      1. 我想知道一天的时间主要花在什么类别的任务上, 无法统计
      1. 这个todo 任务无法跟我的P.A.R.A 管理模型结合, todo任务不能体现在Tasks数据库中, 总是得重复建立task
      1. 不符合4D工作法
      于是, 对于每日任务跟踪, 进行了迭代.
       
  • v2-多列清单-使用todo block结合多列排版
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这个模型,解决了之前的”不符合4D工作法”的问题, 没有解决其他问题, 但是, 事情逐渐变好.
 
  • v3-使用notion的table view的board,以及tasks database的properties迭代
    • 下图为一个任务所包含的属性
    • Tags: 标签
    • Projects: 关联哪个项目,这个项目需要有截止日期
    • Status: 任务状态,常规的那几个状态
    • Completed Time: 任务实际完成时间
    • Mood: 做任务的时候心情, 我想分析一下我做什么任务比较开心, 什么任务比较难受, 了解自己真正喜欢做什么
    • Actual Start: 实际开始做的时间,这个与完成时间可以进行计算花费了多少时间,如果做一天的时间分配计算可以用
    • Dead line: 任务的截止日期,我一般会设置一个Reminder
    • Plan Day: 计划去做这个任务的时间
    • Tomatoes: 花费的番茄钟
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下图为新的4D看板,基于Table view制作,数据源就是Tasks数据库.
因为任务实际在数据库中,所以可以方便的根据属性进行一些聚合运算.因为是看板,所以可以方便移动更改状态.我把这些内容做成了模板, 每天只要按一下模板按钮就能生成一天新的4D计划.只要设置了Plan day属性的过滤器, 就能展示出今天的任务或者任意一天的计划的任务.
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思考

目前, 我就用v3版本的每日任务规划, 使用感受良好, 等以后有新的需求再迭代. 归纳一下几点自己的收获.
  • 可以通过归一数据,减少数据的重复创建整理,以及建立模板内容,方便每日使用快速使用. 既可以节省时间, 又不重复工作.
  • 不要想着一开始就做得很完美. 与其纠结哪里没做好, 不如多想想如何设计得更方便迭代, 我认为好产品都是迭代出来的, 方法论如是.
  • 不能互相关联的任务, 就是流水账, 不好分析与反思, 也无法量化, ,每日任务只要基于4D工作模型, P.A.R.A知识管理模型, 直接使用模型中的Tasks数据库存任务, 不要使用todo block, 否则无法跟踪.

参考

 
 

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